A.記帳代行を手入力せずにクラウドを活用し効率化する方法は、
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①データをクラウド間でやり取りして資料回収のタイムラグを無くす
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②クラウド会計ソフトの自動仕訳登録を活用し、自動仕訳されたものをチェックする役割になる。
大きくこの2点です。
①データ間連携による「資料回収のタイムラグ」の解消
従来の記帳代行業務において、最大のボトルネックとなっていたのは「資料が手元に届くまでの待ち時間」でした。顧問先が領収書や通帳のコピーをひと月分まとめ、郵送や持参によって会計事務所へ届ける。このアナログなフローがある限り、どんなに作業を急いでも試算表の完成は翌月の中旬以降にならざるを得ませんでした。
クラウドを活用した効率化の第一歩は、このアナログな流れを一掃することからです。
リアルタイムな証憑回収顧問先がスマートフォンのカメラで領収書を撮影したり、スキャナで一括読み取りを行ったりした瞬間、その画像データはクラウド会計ソフト上にアップロードされます。これにより、会計事務所側では「資料が届くのを待つ」必要がなくなります。資料は日々蓄積されていくため、業務を月末に集中させず、隙間時間を利用して進めることが可能になります。
外部サービスとのAPI連携さらに銀行口座、クレジットカード、電子マネー、さらにはAmazonなどのECサイトやPOSレジシステムとクラウド会計を直接連携（API連携）させることで、利用明細が自動的にソフトへ取り込まれます。 ここには「手入力」も「スキャン」も介在しません。データの発生源から直接数字が流れ込むため、入力漏れや金額の打ち間違いといったヒューマンエラーが物理的に発生し得ない環境が構築されます。
②「入力する人」から「チェックする人」への役割を変化させる
データがクラウド上に集約された後、次に待ち構えるのが「仕訳」の工程です。これまでは、取り込まれたデータの一件ずつに対して、人間が勘定科目を判断して打ち込んでいました。しかし、クラウド会では、この判断プロセスを自動化できる点が大きなメリットです。
自動仕訳ルールによる学習クラウド会計ソフトには、取り込まれた明細のテキスト情報を解析し、適切な勘定科目を推論するAIが搭載されています。例えば「○○通信会社」という明細に対して「通信費」という科目を一度設定すれば、システムがそれを学習し、次回以降は自動で「通信費」を割り当てます。 この「自動仕訳ルール」を積み上げていくことで、支払いの大半はソフトを開いた時点で既に仕訳が完成している状態になります。
「打ち込み」から「チェック（監査）」へのシフトここで担当者の役割は大きくに変化します。これまでは白い紙を見ながらゼロから文字を打ち込む「入力する人」でしたが、これからはシステムが提案した仕訳が正しいかどうかを確認し、確定ボタンを押す「確認する人」となります。 この変化は、単にスピードを上げるだけでなく、精神的な疲弊も軽減します。人間は単調な数字の打ち込みを続けると集中力が途切れますが、システムは24時間正確に動き続けます。人間はシステムが判断に迷った例外的な仕訳（例えば高額な資産購入や、判断の分かれる交際費など）にだけ集中すればよく、専門家としての能力をより高度な判断に特化させることができるのです。
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