士業事務所の業績アップをサポート

いつもコラムをお読みいただきありがとうございます。
船井総研の来田でございます。
 
TVや新聞で大きく取り上げられている通り、
2019年4月よりついに働き方改革関連法が順次施行となるため、
大企業を中心に各企業では、そのための準備、対応に追われています。
 
働き方改革関連法に対応できていない企業は
今まで以上に社会から厳しい目で見られるとともに、
コンプライアンス違反、優秀な社員の離職、採用競争力の低下といった
大きなリスクを負うことになるため、どの企業も人事労務の課題としてではなく、
大きな経営課題と捉えて、最優先で対応を進めている状況です。
 
一方で、中小企業に定義されることの多い会計事務所は大企業に比べて、
今回求められる各遵守事項の期限が大企業に比べて先なので
「まだ大丈夫」と考えている経営者の方も多いのではないでしょうか。
 
しかしながら、実際はこの4月から遵守しなければならない事項もあり、
そうでない事項に関しても対応するためには
それ相応の時間が必要となりますので今から準備をすることが肝要です。
 
ではそのためにまずは何をすべきか。
様々な意見もあるかと思いますが、働き方改革のためにまずやるべきことは、
業務管理、業務の見える化、把握ではないかと考えます。
 
・今現在、社内にはどのような業務があるか
・それぞれの業務にどのくらいの時間がかかっているのか
・顧問先、契約先ごとの時間当たり単価はいくらか
・実際に一人一人の社員はどの業務にどのくらいの時間を費やしているか
（場合によってはどれくらい残業をして対応をしているのか）
 
以上を把握することが生産性向上、
社員の働きやすい環境作り（有給休暇取得の促進、残業時間の削減 等）を
実現するための第一歩となります。
 
では業務管理、業務の見える化の為にどんなことをすればいいのでしょうか。
もちろん色々な対応策が考えられますが、その効果の高さと実行の容易さから、
まず見直したいのはグループウェアそのものとその活用の方法です。
 
今現在、パッケージ型の非クラウドグループウェアを導入している事務所も数多くありますが、
 
・外回りが多くて入力する時間がない
・入力に手間がかかる
・適切に入力されているかどうか管理する余裕がない
・事務所にあった内容にカスタマイズしたいが、どうしたらいいか分からない
 
などといった理由で活用しきれずに、日報や業務報告書を登録するに留まっていて
顧客管理や案件の進捗管理までは出来ていない、
もしくは担当者任せとなってしまっていることも多いのではないでしょうか。
 
その結果として、それぞれの案件に誰がどのくらいの時間を費やしているのか、
顧問先ごとの時間当たり売上高はいくらになっているのかを
タイムリーに把握できていないのではないでしょうか。
 
そして、過剰なサービスや業務時間に見合わない単価での契約を
見直しせずに続けている場合があります。
 
事務所の規模等にもよりますが、
1時間当たりの売上が5,000円を下回る案件は何らかの見直しが必要かもしれません。
 
そのような課題に対応するために最適なのが、クラウド型のグループウェアです。
クラウド型のグループウェアは、
自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成でき、
外出先からのアクセスもできるため、
情報の入力や管理にかかる手間とストレスを軽減できます。
 
また、スマートフォンでの入力ができるものも多く、
外出先などでの隙間時間も有効活用できます。
 
さらに、グループウェアに入力されたデータを自由に集計、加工し、活用することで、
顧問先の単価見直しなどに繋げることも容易となります。
 
このクラウド型グループウェアを活用できるかどうかが
事務所の業務効率改善、生産性向上、
ひいては働き方改革のカギとなることは間違いがありませんので
是非、見直しをご検討ください。
 
なお、今後の船井会計事務所経営研究会では、
「業務管理、業務効率化」などについてもお伝えしていきます。
 
会計事務所でのクラウド型のグループウェアの
活用事例や活用方法などもご紹介する予定です。
 
当研究会にご参加いただいていない先生方は無料でご招待させていただきますので
是非、参加をご検討いただければ幸いです。
 
研究会の詳細はコチラ：
https://zeirishi-samurai271.funaisoken.co.jp/e00/0023