法律事務所コンサルティングチーム 山根 大地（やまね だいち）
最近では、顧問先や商工会議所などからの依頼以外にも、
事務所主催でセミナーを開催される士業事務所様も増えてまいりました。
そのメリットとしては、セミナーの該当分野に対する専門性・強みを訴求でき、
今後の見込み客作りや、直接仕事に結びつきやすいことが挙げられます。
今回はセミナー成功のカギとなる2つの要素についてお送りします。
(１)事前準備 篇
まずセミナー開催の計画は、開催日の3ヶ月ほど前から始めることが理想です。
船井総合研究所でもセミナーの企画は３ヶ月以上前より準備を進めています。
下記のようなスケジュールを組んだうえで取り組んでいただくと、
準備の抜け・漏れを防止することが出来ますので是非ご参考ください。
【90日前】
・開催日時の決定、会場選定
・セミナー内容の選定
・集客リストの作成 など
【60～30日前】
・セミナーご案内の作成・発送 など
【14日前】
・会場設備・備品等の確認
・参加者へ受講票・会場案内の発送 など
【7日前】
・参加者への確認TEL など
【前日まで】
・テキスト、配布物の印刷
・座席表・オペレーション表の作成 など
セミナーの規模にもよりますが、準備に際して先生ご自身や、
事務員スタッフお一人で進めるより、事務所を挙げてのイベントとして行うと、
より一体感が生まれます。
具体的にはセミナー企画はもちろんのこと、
ご案内・集客状況等も見える化することで、各々の意識も高まります。
(２)当日運用(オペレーション) 篇
当日のオペレーションについては、講師・司会・その他と役割を明確に分けることで
スムーズなセミナー運用が可能となります。
特に、事務所主催のセミナーなど少人数での運営の場合は、
各々が独立して運営に当る必要があります。
役割分担の例
・受付(1人)
・司会(1人)
・講師(1人)
・会場内担当(１～2人)
・会場外誘導(1人)
ここで抑えておきたいことは、司会と講師を分けることです。
その他の役割は重複していても構いませんが、講師の”権威付け”をすることで
営業等の事後フォローがやりやすくなります。
また、コーヒーや飴などを用意していたり、スクリーン投影時の照明に気を配ったり、
質問時にマイクランをしたりと細かいところに気を配ることで
セミナー満足度を上げることができます。常に動くことのできる人員を配置し、
司会と講師は自分の役割に集中できるオペレーションを組むと良いでしょう。
以上の点に留意していただきながら、ぜひ満足度の高い事務所主催のセミナーにお役立てください。
山根 大地（やまね だいち）
