「会議ばかりで仕事が進まないよ・・・」
こんな愚痴が職員さんから聞こえてきませんか？
もしくは、
「職員の仕事スピードがもっと上がったらいいのに・・・」
と思っている所長さんはいませんか？
士業事務所に限らず、多くの企業ではまだまだ会議をうまく活用できていないのが実態なのではないでしょうか。
しかし、会議はうまく活用できるようになれば、会議を起点としてどんどんＰＤＣＡサイクルが回るようになります。そして事務所の成長スピードが上がりますので、今回はそのポイントをお伝えしたいと思います。
1.会議の目的を「毎回」明確にする
よく「〇〇会議」みたいにネーミングが付いて毎月1度ルーティンで行われている会議があります。
例えばマーケティング会議とか、全体会議とか。
当初は何のために設置したのかを主催者も参加者も把握しており活性化するのですが、それが5回目、6回目になり回数が増えてきたり、参加者数が5名を超えてきたりすると、徐々にマンネリ化して気が付けば主催者だけが話をしている会議になっていることがあります。
これはなぜ起こるのかというと、その会ごとの目的やゴールが明確になっていないからです。
なんとなく集まって、なんとなく議論している風になって、気が付けば時間が経っている・・・。
こうならないためにも、
「今回のマーケティング会議では、ホームページのＰＶ数を上げる方法を検討します」のようにできる限り具体的にしてください。
2.話を脱線させないために、議題を用意する
次によくあるダメ会議は、目的に向かっているはずなのに、話が脱線してしまうことです。
人数が多くなればなるほど脱線もしやすくなります。
そこで主催者は会議が始まる事前に会議目的を達成するために必要な議題を考えておき、参加者に共有をしておきましょう。
そうすることで、参加者は事前にどのような会議かを把握して会議に臨むことができますし、当日の司会進行も議題通りに進めることができるため、話が脱線してもすぐに元に戻すことができます。
終わってみて、「今日は何が決まった会議だったのだろう？」と思ってしまう会議は、議題がないことが多いです。
3.高速ＰＤＣＡを回すために会議のスパンを短くする
会議というと皆さんの事務所では、どれくらいの頻度で行っていますか？
例えば、ある問題を議論した結果、次集まるのはいつですか？
「来月の同じ日に！」となっている人が多いのではないでしょうか？
もちろん、自立した人たちばかりであれば一か月に一度の会議でそれぞれのＴｏ ＤＯを決めて、それぞれがその期間で粛々と業務を実行してくれれば何も問題ありませんが、皆さんいろいろな業務を抱えられているので、優先順位の低いものは後回しにされてしまい次の会議までに遂行されなかったというケースも少なくありません。
また、スパンが短いほどDoを実行するスパンも短くなりますし、もし軌道修正が必要であれば大幅にズレる前に修正することができるためロスも少なくなります。
このような理由から会議のスパンはできる限り短くした方がいいのです。
そのほかにも会議をさらに良くする方法はたくさんありますが、
まずは上記3つだけでも実践していただくと大幅に改善されると思います。
ぜひ試してみてください！
