「売上アップはもちろん大事だけど、まずは業務効率化を促進させたい」
昨今、多くの士業事務所経営者の先生方とお話をしていて、
上記の様なニーズを聞くことが増えてきました。
「売上アップ」と「業務効率化」はこれまで相反する課題だと思われていました
「これ以上受任を増やすとスタッフが疲弊する！集客活動を一旦ストップだ」
ということになった事務所も結局、事務所効率化施策の取組みなどは行えず、
単に受任がストップして売上が下がってしまい、
取り戻すために集客活動を再開した時には、以前程の反響が無くなって…、
という状況は「コンサルティング支援先あるある」の一つです。
「売上アップ」と「業務効率化」という二律背反の様な経営テーマを
同時に解決するための取組みの一つが「デジタル活用」です。
実際に、我々の支援先の中でもデジタルシステムを導入し、
生産性アップに成功した事務所が増えてきています。
多くの先生方も、もちろんデジタル活用の必要性は理解できているものの
「自分がデジタルに詳しくないから積極的に導入できない」
「スタッフへの負担が更に増えるのではないか」
「せっかく費用をかけても、効果が数字として見えにくい」
という事が理由で二の足を踏んでいる先生方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで今回は、デジタルシステムの中でも、
特に相続業務に注力する事務所が既に導入され、
良い結果が出ているもシステムの代表事例をいくつかご紹介します。
所内コミュニケーション効率アップ
「chatwork（チャットワーク）」
言わずもがな、既に多くの事務所が活用されているクラウド型のビジネスチャットツールで、
メッセージ交換だけでなくビデオ通話やタスク管理、ファイルの共有までできる便利ツールです。
無料プランと有料プラン（パーソナルプラン）がありますが、
弊社の研究会会員様は人数限定で有料プランを無料で利用できますので、ご利用くださいね。
依頼主にチャットワークを使ってもらって、依頼主との書類のやり取り、
進捗連絡を行っている事務所様もいらっしゃるようです。
チャットワーク｜ビジネスが加速するクラウド会議室
https://go.chatwork.com/ja/
案件管理・反響管理・数値管理を一括で視える化
「kintone（キントーン）」
請求書や業務フォーマットを作る為に、業務ソフトを活用している事務所が殆どだと思いますが、
それだけでは現在抱える複数の案件管理、
反響数や受任売上などの反響管理、数値管理はできません。
サイボウズ社提供の「kintone（キントーン）」は、
全ての顧客情報をそこに入力することで案件管理はもちろん、
月別の問合せ、面談、受任件数や売上がグラフなどのデータで、一目で判別できるようになります。
「先月受任した●●さんの進捗状況」など、
担当していたスタッフ以外もすぐに分かるのはもちろんですが、
経営者として押さえておきたい以下の様な数値、先生方はすぐに言えますか？
「相続分野の受任に繋がった案件の問合せ導線トップ３」
「今年度の平均面談誘導率、受任率、受任単価」
「受任案件の売上見込み、未完了分売上見込み、入金売上」
Kintoneに全ての案件情報をまとめることで、
一スタッフに依存した業務体制から全スタッフによる顧客管理体制への改善や、
様々な経営指標をマーケティングに活用することができるようになります。
kintone ｜サイボウズの業務改善プラットフォーム
https://kintone.cybozu.co.jp/
電話対応のストレス大幅削減！
「シンカCTI｜おもてなし電話」
相続案件が増えると、新規・既存問わず、多くの方々から事務所に電話が入ってきますが、
電話の対応にとても多くの時間を取られていると思います。
受電し、電話主から担当しているスタッフ名と問合せ内容を聞きながらメモに残して、
担当スタッフを探し、メモを参考に内容を引継ぎで電話に出たり、
スタッフ不在の場合には電話主に謝罪の上、折り返し対応をする…相当な労力を使っています。
そこで、シンカ社の「おもてなし電話」を活用することで、
受電と同時にディスプレイに顧客情報が出ることで、
電話主の名前、事務所担当者スタッフ名、進捗状況が全て分かった上で電話対応が可能になり、
上記の様な電話対応のストレスを大幅に軽減できます。
また、kintoneと連動することで、kintoneに入力してある情報も分かることで、
担当スタッフ以外でも顧客対応することが可能になります。
シンカCTI｜おもてなし電話サービス
https://www.thinca.co.jp/omotenashi_tel/
【おまけ】ニュースレター、メルマガからチェンジ！
販促コスパ向上「相続相談アプリ」
相続分野の見込客、特に遺言や民事信託など生前対策の見込客は、
相続登記などの手続の見込客とは大きく異なり、初回相談から受任までの時間が長く、
定期的なフォローが必要になります。
先生方の中にはメルマガやニュースレターなどを送っている方々もいらっしゃると思いますが、
コンテンツ作成に時間がかかる、配送に費用が掛かる（1件×80円程度）などの問題があって、
積極的に行えていない先生方が殆どではないでしょうか。
そこで、現在船井総研が、システム会社と共同開発しているのが「相続相談アプリ」です。
先生方がセミナーを行う際に、参加者にスマホアプリをインストールしてもらい、
そのアプリを通して、セミナー、相談会のリマインド、
個別相談への誘導、相続コラムの定期配信を送ることで、
コストを極力かけずに見込み客との接点を増やすことで、見込み客の案件化を実現できます。
後日、改めてご紹介をさせていただきます。
いかがでしょうか。
事務所内での問題を明確にし、その問題解決の為によさそうな無料のシステムで、
かつ既に多くの事務所が導入しているシステムから
活用し始めていただけると良いのではないでしょうか。
「相続・財産管理研究会」の8月度例会では、
業務効率化に直結するデジタルシステムを提供する企業にもご参加いただき、
士業事務所での導入事例やサポートをご紹介いただく機会を設けたいと思いますので、
ご期待下さい。
相続・財産管理研究会（https://www.funaisoken.co.jp/study/016875）
