皆さま、こんにちは！
会計事務所の人事評価制度構築・運用を主にお手伝いさせていただいている、会計グループの篠原黎と申します。
2017年も12月を迎えましたね。12月といえば、賞与の査定や来年の昇給・昇格・昇進を決めるために、人事評価を実施する事務所様も多いのではないかと思います。
しかし、以下のようなお声を非常に多くお聞きします。
「評価の実施や集計が面倒で、多くの時間が掛かる・・・」
「人事評価制度はあるものの、形骸化してきている・・・」
「人事評価制度を運用できずにいたら、職員から不満の声が続出してきた・・・」
これらは、人事評価を取りまとめる事務所の代表や人事担当者、そして実際に評価を実施する管理職の皆さまからのお声です。
「人事評価を実施する“必要性”は分かるけど、どうしても作業が手間で・・・」
と、制度の運用自体が形骸化しているような事務所も少なくありません。
そうした事務所にお奨めしているのが、「クラウド型人事評価システム」です。
今回は、「クラウド型人事評価システム」を導入する上でのポイントや従来の人事評価制度について踏まえつつ、なぜ導入すべきかについてご説明します。
◆そもそもなぜ人事評価制度が注目されているのか
まずは、人事評価制度が注目されている理由から整理していきましょう。
皆さんがすでにご存じの通り、日本は「人口減少社会」に突入しています。政府が出している統計では、2030年までに約250万人の労働人口が減少するとされています。
また、2017年の有効求人倍率は1.41倍、東京に関して言えば約2倍と、1人の求職者を複数の企業が取り合っているような状況であり、日本社会全体として「採用難の時代」とも言えます。
更に、税理士試験受験者数は直近5年間で約25％も減少しています。したがって、会計事務所業界は深刻な人材採用難が続くことが推察されます。したがって、人材を採用した後の “定着”、そして組織の成長のために必要な“育成”に力を入れなくては、組織としての生き残りが困難になることは明白でしょう。逆に考えれば、業績を上げ続けるためには、採用した人材を大切に育て、定着を促すことが必須だと言えます。
こうした中、人材の“定着”と“育成”、そして組織の成長を促すためのツールとして、人事評価制度は注目されています。ただ査定のみを目的とされているわけではなく、組織の成長に欠かせない人材の定着や育成といった目的があることをしっかりと押さえましょう。
◆従来の人事評価制度を運用する上での問題とは
人事評価制度を構築した後に運用が上手くいかない理由の一つとして、運用コストが非常に多いといった問題が挙げられます。
会計事務所を含め、中小企業の人事評価制度では、紙やExcelファイルなどで作成されたツールを用い、メール等で運用する場合がほとんどです。
実際、評価の大まかなプロセスとして、①自己評価→②上長評価→③集計→④評価結果のフィードバックといった流れがありますが、①～③についてはExcelファイルをそれぞれ集約する必要があります。その過程において、1人1人の進捗確認に時間を取られることや、結果の集計に手間取ってしまう場合も少なくありません。
また、Excelを活用することが一般的であるため、集計担当としてExcel知識のある人材を確保する必要が御座います。
したがって、外部に運用を委託する場合を除き、時間的なコストが非常に多く掛かり、かつ人的なコストも発生する可能性があります。
上記の結果、人事評価制度のメリットを感じられないまま形骸化し、全く運用されなくなることも少なくありません。また、こうした制度の不履行は社員の不信感に繋がり、かえって離職を助長する可能性もあります。
◆解決策は運用の手間を無くすこと！そのツールは「クラウド型人事評価システム」
クラウド型人事評価システムを導入すべき理由は大きく分けて2つあります。
1つは、先述したような「運用コストを大幅に削減できる」ことです。
全てをクラウド上で完結させることができるため、評価の実施や集計といった運用が非常に簡単にできます。また、クラウドで管理されていることもあり、紙やExcelファイルの場合と比較して圧倒的に情報漏えいのリスクを低減できます。
時間的なコストだけでなく、人的コストの削減、そしてクラウドシステムだからこそのリスク管理を行えるといった点だけでも、大きなメリットかと思います。
2つ目は、より短い期間で評価を実施できるために、「社員の定着及び育成の加速を図ることができる」といったことです。
従来の評価の場合、多くても半期に1回、年間2回の評価の実施が限界でした。しかし、クラウド評価は運用が非常に簡単であるため、四半期に1回ペースで評価を実施することも可能です。
評価の実施回数を増やせるということは、目標を立て、実行に移し、評価結果を振り返り、反省を活かして次の目標を立て、また実行する・・・といった、いわゆるPDCAを加速させる意味もあります。また、より短期間で個人の成長を確認し、することができるだけでなく、定期的に上司が部下と向き合う時間を作ることに繋がります。
一般的に、社員が離職する原因の多くはコミュニケーション不足によるものと言われています。評価の実施回数を増やし、自分自身と向き合う時間、上司と部下が向き合う時間を仕組みとして作ることで、社員の定着及び成長に繋がるものと考えられます。一度でも評価を運用し、一通りの流れを経験した方であれば共感いただけるのではないでしょうか。
◆終わりに
以上、クラウド型人事評価システムを導入するメリットをご理解いただけたでしょうか。
効率化によってできた時間を活用して、人事評価制度を最大限に活用できるようになること、そして、人材の“定着”及び“育成”に繋がることをお伝えできていましたら幸いです。
弊社では、「クラウド型人事評価システム―Advance―」をリリースしております。
詳しくは、下記のページをご確認ください。
●クラウド型人事評価システム―Advance―：http://www.funaisoken.co.jp/lp/advance.html
「もっと詳しくクラウド評価について知りたい！」といったご相談や、「クラウド評価はまだハードルが高いけど、人事評価制度について相談したい」といったご相談もお受けしています。
上記以外にもお伝えできることもあるかと思いますので、是非お気軽に弊社までご連絡ください。
