法律事務所コンサルティングチーム 阿部 悠紀（あべ ゆうき）
皆さまこんにちは。法律事務所コンサルティングチームの阿部悠紀です。
今回は「法律事務所がオフィスを変革する際の3つのポイント」についてお伝えさせていただきます。
近年、インターネット上であらゆるサービスが受けられるようになったり、情報が無償かつ素早く入手できるようになったりしている中で、リアルな接点の場としてのオフィスのあり方が変化しています。これは、対顧客との関係だけでなく、所員の働き方やコミュニケーションの手段においても同様です。
伸びている企業が意識している、オフィス作りのポイント・共通点は以下の通りです。
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１） 何よりも優先して一等立地に事務所を構える
言うまでもなく、来所型のサービスの場合、事務所の立地が売上に直結します。船井流のマーケティングにおいては、立地こそ最優先に考えるべき戦略だと定義しています。また、良い立地に出店することは、従業員のモチベーションにつながるだけでなく、採用活動においても非常に有利に働きます。
何を持って「一等立地」とするかは事務所によって異なりますが、少なくとも、顧客・従業員にとって魅力的に感じられる立地にオフィスを構えるというのは、最低限の条件となります。
２） ペーパーレス化を推進し、作業効率を高める
良い立地にオフィスを構えようと思うと、どうしても賃料は高くなります。そこで考えるべきは、坪効率の最大化であり、法律事務所においてはペーパーレス化の推進になります。「裁判所の運用が紙を採用している以上、なくならないのではないか」というのはごもっともな意見ですが、工夫次第で減らすことはできます。
お付き合い先の事務所においては、フリーアドレス制を導入し、固有の場所を持たないようにしています。昼間、事務所にいないことの多い弁護士のスペースを有効に活用するという目的もありますが、それ以上に、書類などの物を固定化させない効果があります。
これにより、常に整理をされた状態が作れ、作業効率がアップするだけでなく、無駄になっているスペースを無くすことができるのです。荷物の保管は個人ロッカーを設置することで解消できます。
３） 執務スペースとは別に、コミュニケーションスペースを設ける
業績の良い企業や従業員の定着率の高い企業のオフィスでは、執務スペースとは別に、社員と顧客、あるいは社員同士でのコミュニケーションを活性化させるための空間が広く確保されているケースが見られます。日本でも増えてきていますが、自由にコーヒーなどが飲めるカフェスペースや、ダーツやビリヤードなどの簡単な遊び道具を置いている企業も多いです。
インターネット環境さえあれば、どこでも仕事ができる環境が整いつつある現代において、従業員がオフィスに集まって仕事をする理由の一つは、コミュニケーションを取るためです。円滑なコミュニケーションが図られることで、互いの信頼関係が生まれ、生産性の高い、強いチームが作られます。
であれば、オフィスの設計自体もどうすればコミュニケーションが活性化するかという視点で作るべきです。多くの事務所がただ無駄のないように机を並べている、作業がしやすい配置にしているだけになってしまっているようですが、机をサークル型にしたり、ディスプレイを置いたりするだけでも、コミュニケーションの量を増やすことができるのです。
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「顧客が来所したくなる」、「従業員が出社したくなる」オフィス作りは、これからの大きな経営課題となります。その際には、坪当たり効率を最大化させる視点と、コミュニケーションを円滑化させる視点との両立を図る必要があります。是非そのような視点で、オフィスを見直していただきたいと思います。
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