昨今、人材(資格者やスタッフ)不足のために業務効率化を、また人材定着のために残業削減を
目指して、今よりも少ない人員体制で業務を回すことができる高生産性の事務所つくりが急務だと考えられている事務所様が急増しております。
業務効率化の目的は利益率を高めることですが、その他に業務時間（残業も含む）削減によって業務負担を減らして資格者が働きやすい環境を整えたり、業務効率化によって空いた時間を手続き業務からコンサルティング業務に移行するために使われたりします。
ある事務所様で成功した事例をご紹介すると、船井総研の業務効率化支援で下記のような成果が出ております。
・不動産登記部門の1件あたりの業務処理時間 約13時間30分が8時間24分に短縮
・不動産登記の月間総業務処理時間 約2345時間が1462時間に削減
※資格者数3名補助者数名、月間処理件数平均150件程度(案件種別:新築、決済、借換、相続、債権譲渡など)
上記の成功事例では、1人あたりの月間業務時間を80時間短縮できたことになります。
業務効率化の手法としては役割分担の再定義や業務方法の統一（マニュアル作成）、業務フローの改善などを進め、さらには所員の育成など様々なマネジメント施策が必要となってきます。
しかし、手法の詳細をここでお伝えしても効果は出ません。
トップがその手法を所員様に伝達しても、業務効率化を実現する現場の所員様や役職者の方が、今の業務効率化を阻むものの課題を自力で解き明かさないと、せっかくの業務効率化手法も現場に定着せず、結局は元のやり方に戻ってしまったり、そもそも取り組み自体が実行されなかったりするのです。
業務効率化を進める現場の所員様が『事務所を改善したい』という気持ちで納得したうえで合意形成をしなければ業務効率化は達成できないのです。
冒頭でご紹介した成功事例の事務所様は、まず手法論に取り組む前に『生産性向上のための問題発見ツリーワーク』という研修を丸2日間をかけて実施しました。
休日なども利用して2日間連続で、他の業務はできる限り行わず、徹底的に事務所の課題発見とその原因究明に頭を使います。
下記の写真は研修時の様子です。
写真のように一人一人が事務所の問題を洗い出し、その原因を追究しています。
弊社ではこの研修を今年は11月に開催いたします。業務効率化に取り組むためにはこの問題発見ツリーワークなしには達成出来ません。ですから今後業務効率化を進めていきたいという方は是非、ご参加ください。
上記のワークや業務効率化、残業削減にご興味のある先生は、お気軽に下記よりお問い合わせ下さい。
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浅野 大樹（あさの ひろき） |
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