皆さん、こんにちは。法律事務所コンサルティンググループの吉冨でございます。
法律事務所のサポートをさせていただくなかで、
業績アップに繋げるマーケティングに関するご依頼と同様に、
「事務所の業務効率化」について相談をいただくことが増えてきました。
法律事務所で言えば、弁護士も事務員も売り手市場となっており、
人財の採用が困難な状況が続いています。
また、労働集約型である士業事務所において、
人財の定着と育成は事務所経営の根幹を担う部分でもあり、
所員が気持ちよく長く働き続けてもらう環境を整備することは
経営者にとっても不可欠な取り組みになっています。
ワークライフバランスの重視や、1人あたり生産性の意識が向上するなかでは、
如何に1人1人の所員が効率よく限られた時間のなかで、生産性の高い仕事ができるか、
ということが求められるものの、
その環境の整備の仕方が分からないという事務所も一定数あります。
そこで今日は、士業事務所が簡単に導入できる業務効率化するための
コミュニケーションツールを3つご紹介させていただきます。
【チャットワーク】
皆さま方の事務所内では、所員間での連絡や相談はどのように行われていますでしょうか。
電話やメールといった以前からある手段を取られているケースもあるかと思いますが、
最近は所員間とのやりとりに加え、クライアントとの連絡手段として
チャットワークを導入している事務所が増えています。
チャットワークを導入することで、
「1対1」あるいは「複数」の目的に合わせたグループを作ることができ、
スピーディーにコミュニケーションを取ることが可能です。
メールと違い、件名でメールを探す必要はなく、
言葉を検索すれば過去の履歴からその言葉を抽出して遡ることもできます。
ファイルの共有・管理ができるだけでなく、
チャットのアプリに組み込まれているTV会議システムを利用し、
無料で円滑なコミュニケーションを取ることが可能となります。
顧問業務のある先生からは「電話相談の多かったクライアントがチャットを導入したことで、
電話をかけてくることが少なくなった。一方で相談頻度が上がり、
顧問としての価値を感じてもらえるようになった」との声を複数頂戴しました。
途中入社する方も、チャットワークに入ることで過去の履歴もすべて閲覧することができます。
所員間でのやりとりもチャットワークを導入することで、クイックレスポンスが可能となり、
頻度の多いコミュニケーションにかかっていた時間を削減することが可能となります。
【appear.in】
事務所が拡大し、支店展開をしていくなかで、
遠隔地とのコミュニケーションの取り方で悩む経営者もいらっしゃいます。
特に支店ごとの距離が遠く、移動だけでも多大な交通費と移動時間が必要であり、
そのコストをどうにか削減できないか思案されている姿を拝見することがあります。
そこで支所間でのコミュニケーションの取り方として、
お勧めしたいのは「appear.in」というTV会議システムです。
TV会議システム自体、様々なメーカーのものがありますが、この「appear.in」の良いところは、
パソコンでもスマホでも無料から利用ができ、画像と音声の品質が高く、
TV会議特有の接続環境についても良好で、非常にスムーズなコミュニケーションが可能となります。
また、顧問先との相談もこれまで来所いただく必要があった場合でも、
「appear.in」のようなツールを利用することで、遠方のクライアントとの相談に応じることや、
移動コストの削減をすることができます。
顧問先企業への付加価値向上を目的としても非常に有効ですので、
無料プランでお試しいただいても良いのではないかと思います。
【box】
国内の某大手税理士法人が、昨年本店の移動に伴い年間8万トン以上の紙を廃棄し、
ペーパレス化に向けて大きく舵を切りました。
ペーパレス化の動き自体は士業事務所だけでなく、
企業規模関わらず全国の企業でも加速している状況です。
そのなかで、「box」というクラウドストレージを利用し、
ワードファイルやエクセルファイルだけでなく、
写真や動画などをすべて「box」で管理・共有をしている事務所も出てきました。
「box」は内部のメンバーだけでなく、外部のメンバーとも資料を共有することができ、
権限の設定もホストとして設定することができます。
外部の方に資料をダウンロードされないよう、
アップロードとビュー（閲覧）しかできないように設定することもでき、
「誰がどの資料を見たのか」ということも情報として可視化されるため、
セキュリティ対策としても万全なツールとなっています。
検索機能も充実しているため、
過去の書類を事務所内で探すことなく、簡単に見つけることができます。
何より書類をクラウド上で管理することにより、
保管スペースの削減と有効活用をすることができるのが
大きなメリットになるのではないかと思います。
「box」も無料で利用可能ですので、
まだ取り入れたことのない方は一度お試しいただくのが良いかと思います。
いかがでしたでしょうか？
お金をかけなくとも業務効率を改善し、1人あたりの時間生産性を向上することは可能です。
その他、案件管理システムのクラウド化、会計管理のクラウド化、電話受付代行の導入、
ホームページでの問い合わせ自動回答システムの導入など、
導入できる業務効率改善システムはたくさんあります。
1つずつ試していただき、
事務所内の業務効率改善と生産性向上に取り組んでいただければと思います。
船井総研士業グループ お問い合わせフォーム
